Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Справка стаж при увольнении

Справка СЗВ-СТАЖ — нормы права и назначение

Главный документ, регулирующий подтверждение трудового стажа каждого работающего человека, — справка СЗВ-СТАЖ. Основные положения по её назначению, формированию, а также порядку предоставления регламентируются Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 под номером 3п.

Аббревиатура СЗВ-СТАЖ означает «Све­де­ния о стра­хо­вом стаже за­стра­хо­ван­ных лиц». Отсюда вытекает назначение этой формы — формирование и фиксация сводной информации о страховом стаже и пенсионных взносах, периоды, когда работник находился на бюллетене, в отпуске, был уволен или вышел на пенсию. Отметим, что данные, указанные в форме, причисляются к персонифицированной отчётности, которая участвует в расчёте страховой пенсии работающего человека.

Если обратиться к недавней истории по данному виду отчётности, поясним: раньше данные по страховым взносам, направленным на обязательное пенсионное страхование, отражались форме РСВ-1 (Расчёт страховых взносов), но на сегодняшний день она отменена. Сейчас для отчётности нанимателей применяется единый расчёт по страховым взносам (ЕРСВ), но он не включает данные о страховом стаже человека. С целью заполнения этого пробела с 2017 года и введён новый формат — СЗВ-СТАЖ.

Готовят данную форму компании-работодатели всех правовых форм: и индивидуальные предприниматели с численностью 1—3 наёмных работника, и крупные предприятия.

Формируется данный отчёт организациями-нанимателями, если они выплачивали вознаграждение следующим лицам:

  • трудоустроенным наёмным работникам;
  • физическим лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера;
  • физ. лицам, получившим от компании авторское вознаграждение;
  • физ. лицам при расчётах по лицензионным соглашениям;
  • учредителю в единственном лице (он же гендиректор).

В общем, формируется справка по всем выплатам, когда в соответствии с законодательными нормами РФ о налогах и сборах на них начислялись страховые взносы.

Сроки, которые должны соблюдаться при различном направлении справки, следующие:

  1. До 1 марта каждого года по прошествии отчётного периода (года) — в ПФР. При этом направить отчёт по форме СЗВ-СТАЖ можно в момент, как только все данные подготовлены и проверены. Ждать крайнего дня совсем не обязательно. Как только инспектор фонда проверит справку, декларанту будет дано подтверждение, что отчёт принят, если же в нём будут обнаружены ошибки, на адрес нанимателя будет отправлено сообщение о необходимости корректировок в страховых сведениях работника. Заметим, что здесь работают стандартные правила для работодателей:
    • если в штате компании числится более 25 человек, отчётность по штату сдаётся только в электронном виде. Справка СЗВ-СТАЖ — не исключение. Электронный документооборот организуется с помощью операторов ЭДО, для передачи данных у должностного лица компании должна быть квалифицированная электронная виза;
    • если же число сотрудников не превышает 25 человек, отчёт можно сдать как в электронном виде, так и на бумажном носителе;
    • если компания-работодатель подаёт отчёт не в соответствующем виде, документ не будет принят.
  2. 1 календарный месяц даётся для подготовки и сдачи документа при ликвидации предприятия. В этом случае отчёт нужно заполнить за период с 1 января 2018 года по дату закрытия компании. При этом справка сдаётся и на бумаге, и на USB-накопителе.
  3. В течение трёх дней работодатель обязан выдать справку, если сотрудник передаёт ему заявление о выходе на пенсию.
  4. В последний день работы или по запросу СЗВ-СТАЖ выдаётся при расторжении трудового договора.

Для чего предназначается отчет

Отчет СЗВ-СТАЖ и порядок его формирования утверждены Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п. В СЗВ-СТАЖ с типом сведений «исходная» нужно включать всех работников и исполнителей (подрядчиков) по гражданско-правовым договорам. Ежегодно такой отчет нужно передавать органам ПФР не позднее 1 марта года. См. «СЗВ-СТАЖ: новая отчетность для всех работодателей: 2017 год».

Органы ПФР, получившие отчеты СЗВ-СТАЖ, будет отслеживать начисление стажа физических лиц для формирования их пенсионных прав.

Правильное увольнение

Некоторые работники ошибочно полагают, что при уходе из организации им должны вернуть только трудовую книгу. Однако, согласно нормативным актам, отдел кадров предприятия должен выдавать обязательные справки при увольнении работника в 2020 году. Некоторые из этих документов потребуются бывшему сотруднику для получения различного рода компенсаций, пособий, трудоустройства на новую должность.

Все справки, выдаваемые при увольнении сотруднику, можно разделить на две группы:

  • Обязательные;
  • Необязательные.

Необязательные документы

К необязательным относят те документы, которые запрашивает сам работник. В заявлении об уходе человек указывает, какие справки ему необходимы. Сотрудники отдела кадров не имеют право отказывать в выдаче бумаг, а бывший сотрудник не обязан объяснять, для чего они ему нужны. Чтобы получить бланки, в тексте заявления указывают:

«Прошу предоставить мне копии следующих документов…»

Ходатайство о выдаче дополнительных справок пишется на имя руководителя организации. Ознакомившись с заявлением, директор ставит отметку в левом верхнем углу бланка, означающую подтверждение и согласие с просьбой работника.

Список, указанный в заявлении, может состоять из следующих бумаг:

  • Справка о доходах за определенный период (например, за три последних месяца работы);
  • Копии дипломов о пройденных курсах, повышении квалификации;
  • Благодарственные письма;
  • Характеристика работника;
  • Санитарная книжка;
  • Информация о перечислении взносов во внебюджетные фонды.

Рекомендательное письмо не является тем документом, которое выдают при увольнении. Письменная рекомендация предоставляется исключительно по желанию руководителя предприятия.

Обязательные документы

В Трудовом кодексе приведен перечень тех справок, которые руководитель обязан предоставить работнику при увольнении. Он включает:

  • Трудовую книгу;
  • СЗВ-СТАЖ – справку о страховом стаже;
  • Документ о заработной плате за два последних года работы;
  • Документ о текущем стаже работника, форма СЗВ-М;
  • Записку — расчет;
  • Сведения о внесенных платежах на накопительную часть пенсии;
  • Сведения о перечислении страховых взносов.

Указанные документы предоставляются человеку в последний рабочий день. Однако некоторые бумаги, по определенным причинам, выдаются в течение трех дней. Справки передаются лично в руки бывшего сотрудника, либо высылаются по почте с его письменного согласия.

Обязательные документы должны быть корректно оформлены и заверены. При получении справок, гражданин самостоятельно проверяет правильность указанных данных. Обратить внимание необходимо на следующее:

  • На документах стоит дата и регистрационный номер;
  • Справки подписал ответственный сотрудник;
  • Ксерокопии документов имеют отметку с указанием места хранения подлинника.

Некоторые работодатели требуют с сотрудника деньги за выдачу определенных документов. Однако это требование является незаконным. Столкнувшись с подобной проблемой, сотрудник вправе пожаловаться в Трудовую инспекцию.

Для чего нужны обязательные справки при увольнении?

Документы, выдаваемые при увольнении человека, подтверждают его трудовой стаж, квалификацию, перечисление взносов на формирование будущей пенсии и многое другое. Справки с места работы требуют не только кредитно-финансовые учреждения, но и налоговые органы, новые работодатели.

2-НДФЛ

С данным документом знаком практически каждый человек. Работники предприятий чаще всего запрашивают эту форму для подтверждения доходов и удержания подоходного налога. В бланке содержится информация об официальном заработке сотрудника за текущий год трудовой деятельности. 2-НДФЛ понадобится человеку при расчете алиментов, при оформлении визы, для получения налогового вычета, для предоставления кредита и т.д.

Действительным считается только оригинал справки 2-НДФЛ, поэтому при увольнении рекомендуется запрашивать сразу несколько экземпляров.

Форма №182-Н

Бумага подтверждает заработок человека за два предыдущих года, а также отражает сумму перечисленных страховых взносов. Кроме этого, в ней указано количество дней, проведенных на больничном или в отпуске. Справку необходимо предоставить при поступлении на новую работу. Благодаря этому документу работодатель сможет правильно рассчитать пособие по нетрудоспособности, компенсацию и иные выплаты.

Бланк по форме №182-Н состоит из следующих разделов:

  • Информация об организации, в которой трудился гражданин;
  • Сведения об уволенном работнике (персональные данные, период работы, номер СНИЛС);
  • Размер заработка, полученного сотрудником за два года;
  • Данные о периодах, когда отчисления в ПФР и Фонд социального страхования не осуществлялись.

СЗВ-М

Все взносы, перечисленные в Пенсионный фонд РФ, указываются в справке по форме СЗВ-М. С помощью этого бланка бухгалтер сможет определить страховой стаж работника. Он относится к обязательным документам, которые человек получает при увольнении. Граждане пенсионного возраста кроме СЗВ-М получают и СЗВ-СТАЖ.

Справка СЗВ-стаж

СЗВ-стаж — это новая форма учёта времени нахождения человека в трудовых отношениях с работодателем, при котором за него платились страховые взносы (иными словами — страхового стажа). Это новое название учёта стажа, которое введено в связи с коренными изменениями трудового законодательства. Теперь для начисления пенсии учитываются только периоды и размеры перечисления денег в Пенсионный фонд работодателем.

В советские времена непрерывность трудового стажа имела важное значение для начисления пенсии. Известная каждому работнику старшего возраста формулировка ныне не действует. Ориентировочно непрерывным стажем считается работа в одном учреждении или организации. Постоянные изменения трудового законодательства сделали главным показателем, влияющим на размер пенсии, страховой стаж. А непрерывный стаж переместился на последнее место по своей значимости.

Форма СЗВ-стаж необходима для Пенсионного фонда. Она является свидетельством того, что работодатель перечислял страховые взносы. Отчёт об этом сдаётся ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчётным. Сведения подаются также при ликвидации организации или прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем.

Кроме того, справка выдаётся на руки при увольнении работника, при окончании гражданско-правового договора с физическим лицом и при выходе на пенсию. Строго требования закона на этот счёт нет, но работодатель обязан предоставить сведения, которые как раз содержатся в форме СЗВ-стаж (о поступлении на пенсионный счёт застрахованного взносов от работодателя, о страховом стаже в расчётном периоде).

В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 — 2.3 статьи 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте..».

п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»

Выдавать такую справку должны организации и предприятия всех форм собственности, их обособленные подразделения и индивидуальные предприниматели. Поскольку ИП платит взносы в Пенсионный фонд и на себя, он может выписать справку себе.

Законодательство не предусматривает ответственности работодателя за то, что такая справка не выдавалась на руки. Но если он не отчитался перед Пенсионным фондом, его могут оштрафовать на сумму от 500 рублей.

Посмотреть разъяснения сотрудников ПФ РФ по поводу формы С3В-стаж можно здесь.

Что это за форма и кто ее сдает?

СЗВ-СТАЖ – это форма, которая содержит информацию о пенсионном стаже работников предприятия. В ней отражаются сведения о сотрудниках, которые числятся в штате компании и были уволены. Данный отчет регулярно сдает руководство компании в пенсионный фонд.

Форма является обязательной к заполнению:

  • юридическими лицами;
  • индивидуальными предпринимателями;
  • детективами;
  • нотариусами и адвокатами.

Она служит для сбора ПФР информации о стаже и взносах. Такие сведения отражаются на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. На основании данных отчетов назначается страховая пенсия.

Подается информация по всем работникам, с которыми заключается:

  1. трудовой контракт;
  2. гражданско-правовой договор;
  3. лицензионный договор;
  4. соглашение авторского заказа.

СЗВ-СТАЖ независимо от обстоятельств направляется в пенсионный фонд ежегодно не позднее первого марта. В случае ликвидации или реорганизации компании, такой отчет следует сдавать в течение месяца с даты документально оформленного решения о закрытии компании либо ее преобразовании.

Многие работодатели задаются вопросом, кто фактически должен заполнять бланк СЗВ-СТАЖ, кадровый или бухгалтерский отдел. Четких требований в этом плане законодательство не устанавливает.

Поэтому каждая компания вправе сама решить, кто будет заниматься подготовкой и сдачей подобного документа в пенсионный фонд. Отчетность формируется не только по трудоустроенным гражданам. Отражаются в ней также и безработные. Но эта обязанность ложится на государственные органы.

Центры занятости регулярно должны подавать СЗВ-СТАЖ в ПФР о гражданах, которые стоят на учете.

Что обязательно нужно получить

Итак, рассмотрим, что представляет из себя список документов при увольнении. Обычно в него входят:

  • трудовая книжка;
  • форма СЗВ-СТАЖ, в которой указывается информация о страховом стаже человека;
  • форма 182-Н;
  • выписка из формы СЗВ-М, подтверждающая текущий стаж;
  • расчетный лист;
  • выписка о перечислении дополнительных взносов на накопительную часть пенсии, если таковые имелись;
  • выписка о расчетах по страховым взносам.

Если в компании хранится медицинская книжка, то ее также следует вернуть сотруднику. Каждый из перечисленных пунктов должен быть оформлен соответствующим образом, регламентированным нормативно-правовыми актами РФ. И у всех них есть определенная цель.

Отметим, что выдача документов из вышеприведенного списка осуществляется без заявления работника.